В цій короткій статті хочемо Вам розповісти про те, для чого потрібно впроваджувати управління бізнес-процесами.
Дуже багато приходить нам таких запитів:
- поясніть;
- а для чого це потрібно?;
- для чого потрібно описувати бізнес-процеси?;
- для чого потрібен процесний підхід?
Тому ми вирішили написати цю коротку статтю в якій дамо короткі і лаконічні відповіді на головні питання - для чого нам потрібно впроваджувати управління бізнес-процесами і який ефект воно може для підприємства зробити.
Якщо сказати коротко і зрозуміло, то основне для чого потрібно впроваджувати управління бізнес-процесами, відповіді дають два головні на це питання:
- перша відповідь - Тому що це дозволяє заробляти гроші;
- друга відповідь — Тому що це дозволяє гроші економити.
В принципі, на цьому ми б могли вже закінчувати наші роз’яснення, тому що, для тих хто займається бізнесом це є два головних питання:
- як заробити кошти?
- як не витрачати зайві кошти?
Тому що, будь-які зекономлені кошти — це, можна вважати, що є зароблені. Це стратегічно важливі питання на які дає відповідь процесний підхід, методологія управління бізнес-процесами.
І, також, на стратегічному рівні ми можемо констатувати, що управління бізнес-процесами, по-перше, впливає дуже добре на менеджмент. Тобто, воно підсилює менеджмент компанії.
За допомогою управління бізнес-процесами менеджмент може керувати своїм бізнесом більш ефективно і результативно, компанія стає більш керованою і менеджмент стає більш спланований, зрозумілий. Набагато легше отримувати необхідні результати. Тому, будь-який проект по управлінню бізнес-процесами спрямований на те, що підсилюється управління компанією, менеджмент стає сильніший, може більше делегувати своїх повноважень, тому що процеси стають більш прозорі, зрозумілі.
Отже, перший важливий стратегічний момент, який дозволяє нам отримати результати після того, як ми впровадимо управління бізнес-процесами, компанії дозволяє отримати сильний менеджмент.
Другий важливий момент, на який слід звернути увагу, це те, що компанія яка буде впроваджувати процесний підхід, також буде впроваджувати опис оптимізації бізнес-процесів, вона зможе активно і правильно розвиватись.
Отже, якщо вам потрібен розвиток, якщо бізнес зростає і вам потрібно його правильно розвивати для того щоб він в певний, той чи інший момент, не зупинився, або взагалі це не призвело до того що бізнес розвалився, його потрібно розвивати правильно. Відповідно потрібно будувати структуру бізнес-процесів, яку би можна було вже правильно тиражувати. Тобто, таку модель, яка буде правильно і в потрібному напрямку розвиватися.
Тому, другим важливим наслідком впровадження управління бізнес-процесами є можливість розвиватися.
Отже, якщо ви хочете сильний менеджмент, якщо ви хочете щоб ваша компанія розвивалася, бізнес-процеси це для вас.
Ну і третю таку важливу стратегічну складову, на яку слід також звернути увагу, я би відзначив, що управління бізнес-процесами — це система і порядок, це впорядкованість вашої діяльності. Якщо ви хочете системний бізнес, який буде жити в часі дуже довго, якщо ви хочете щоб у вас всюди був порядок, у всіх напрямках вашої діяльності, вам необхідно займатись вашими бізнес-процесами, вдосконалювати їх, управляти ними належним чином, і це призведе до того, що ви зможете побудувати системну компанію, в якій буде дисципліна, в якій буде порядок.
Отже, стратегічно, управління бізнес-процесами забезпечує сильний менеджмент, готує бізнес до розвитку і надає для бізнесу систему і порядок.
Далі про оперативні рівні, про те чого можна досягнути за допомогою управління бізнес-процесів і в яких напрямках він буде надзвичайно важливий для вас.
Таких напрямків є багато. Ми поговоримо з вами про RND (про розробку нових продуктів), про автоматизацію, управління витратами, управління документацією, про франчайзинг, навчання та управління якістю.
Отже, розпочнімо з навчання. Для компаній управління бізнес-процесами дозволяє впорядкувати процес навчання. Особливо це стосується нових працівників, які тільки заходять в компанію, в яких є період адаптації. Коли вони побачать описані, оптимізовані і формалізовані бізнес-процеси, їм буде набагато легше зрозуміти як побудована діяльність.
Також, постійна робота над бізнес-процесами і робота над удосконалення процесів, вона також буде дозволяти працівникам вивчати якісь нові напрямки, вдосконалювати свої власні процеси і постійно розвиватися.
Тому, для напрямку навчання управління бізнес-процесами — це дуже важливий ресурс, який можна використати.
Наступний напрямок для якого важливе також управління бізнес-процесами — це RND, це розробка нових продуктів. Дуже добре, коли групи такі по розробці нових продуктів вивчають методологію опису моделювання бізнес-процесів. Тому що, як правило, вони розробляють нові продукти яких ще не було і дуже добре, коли вони це можуть спочатку змоделювати у вигляді опису бізнес-процесів, у вигляді певних моделей, блок-схем, зробити певні симуляційні аналізи.
Моделі процесів — це дуже добрий механізм того, як можна об’єднати робочу групу, коли вони роблять новий продукт і коли вони працюють з цими процесами, які вони описують (майбутні процеси, яких ще ніхто не бачив). Якраз опис і оптимізація цих процесів, вона об’єднує команду, дає їм змогу креативно мислити, аналізувати критично той чи інший процес, вибудовувати нові рішення, прогнозувати, обирати оптимальні рішення по процесу..
Тому, цей продукт буде набагато кращим якщо ви його попередньо дуже добре змоделюєте і проаналізуєте. І тут вам не обійтися без методології управління бізнес-процесами. Адже, за допомогою моделей бізнес-процесів чи не найкраще можна такий процес відобразити, спрогнозувати, спробувати його реалізувати саме в такому вигляді як задумано.
Невід’ємною частиною управління бізнес-процесів стало для автоматизації та напрямку IT. На сьогоднішній день це є найбільш динамічний ринок. І, як ми знаємо, для того щоб добре щось автоматизувати це потрібно відобразити у вигляді бізнес-процесу. Тобто, змоделювати процес, описати процес. Спочатку з погляду бізнесового. Потім вже ІТ-аналітики зможуть, коли побачать цей бізнес-процес, розробити технічне завдання для подальшої автоматизації і дуже добре коли є такий процес описаний, тому що як замовник, так і той хто буде автоматизовувати, будуть однаково розуміти ті всі питання, які би хотіли обговорити чи автоматизувати під час реалізації таких проектів. І, зрозуміло що набагато краще проводити автоматизацію вже в систематизованій діяльності.
Тобто, коли систематизується не хаос, а якась впорядкована діяльність. Тому, для цього і використовують управління бізнес-процесами, для того щоб описати процеси, щоб бізнес-аналітики могли їх добре проаналізувати, запропонувати оптимальні рішення для автоматизації і вже потім ІТ аналітики могли побудувати технічне завдання, і реалізувати його в такому вигляді як задумано.
Також ви можете зустріти використання управління бізнес-процесами досить активно коли ми говорим про франчайзинг. Це також є досить популярно на сьогоднішній день, тому що франчайзинг - це такий напрямок, який активно зараз розвивається. Ми бачимо скільки нових франчайзинг брендів з’являється на ринку і, звичайно, ми тут не обійдемося без створення стандартів і дотримання стандартів під час тиражування франчайзингової моделі. Коли ви продаєте ту чи іншу модель бізнесу, ви її маєте продавати разом з описаними стандартами. І тут нам на допомогу також приходять бізнес-процеси. Тому що ми можемо використати описані бізнес-процеси, як операційні процедури і в подальшому для виконання таких інструкцій, для проведення аудитів, дотримання таких вимог по всіх точках для того, щоб ми могли зробити однаковим обслуговування, і наші продукти по всіх тих підрозділах, так і нових, які будемо відкривати в рамках франчайзингової мережі. Зрозуміло що це вимагає досить багато затрат часу і ресурсів, але без побудови бізнес-процесів забезпечити хорошу гарну франшизу, на сьогоднішній день це практично неможливо. Тому що, лише бізнес-процеси, впорядковані, описані у вигляді стандартів і процедур, дозволяють створити хорошу якість обслуговування в мережі яку пропонує франчайзингова модель.
Наступне кому потрібна побудова бізнес-процесів - це управління документацією. Управління бізнес-процесів. В якому сенсі впливає на управління документацією? Бізнес-процеси підсилюють формалізацію нашої діяльності. Тобто, традиційно багато дуже діяльності в нас є неформалізованою. Що тут мається на увазі. Тобто, вони є неописані і ніде не говориться, яким чином має реалізовуватись та чи інша діяльність. І якраз управління бізнес-процесами нам приходить на допомогу. Тому що, під час опису бізнес-процесів, ми якраз віднаходимо саме ті моменти, які в нас до цього ніколи не були описані і ніхто не говорив, як діяти в тій чи іншій ситуації. І це нам дає змогу якби уникати певних ризиків, непорозумінь, зробить процес зрозумілим, прозорим.
Тому, якщо ми говоримо про напрямок покращення документообігу, формалізації, тут також без управління бізнес-процесами ніяк не обійтися. Тому що, якраз, описаний бізнес-процес, він вже формалізує нашу діяльність. А якщо ми робимо це у вигляді певних документів, таких як операційні процедури, певних протоколів, записів, це робить нашу діяльність зрозумілою, стандартизованою і, найголовніше — документованою.
Отже, для того щоб впорядкувати якусь діяльність потрібно першим ділом створити певні документи, інструкції, правила гри, які в подальшому можуть дотримуватись. І управління бізнес-процесами якраз реалізовує це завдання. Тому що, описавши наші процеси, ми можемо чітко бачити, які саме процеси є описані добре, впорядковані, а які потребують певних змін, які потребують додаткового описання. Тому що, ніде не говориться як діяти в тій чи іншій ситуації.
Отже, якщо ви хочете, щоб ваше підприємство мало сталий розвиток, щоб в ньому був порядок, щоб була певна система, ви маєте створити певні правила гри яких мають дотримуватись і ви, і ваші працівники. І якраз методологія управління бізнес-процесами - це один з найкращих варіантів, яким чином можна заробити.
Ну і переходимо до одного з головних напрямків для чого потрібен процесний підхід управління процесами. На сьогоднішній день це потрібно для того щоб забезпечити якість продуктів і послуг. Тому що, чим якісніше ви працюєте над вашими процесами планування, виробництва, над процесами створення продукту, над процесами надання сервісу клієнту, тим більше будуть продаватися ваші послуги. Тому що, на сьогоднішній день конкуренція якістю - це є одна з основних видів конкуренції. Тому, чим якісніші ваші продукти і послуги, тим якіснішими можуть бути ваші показники.
І, якщо ми говоримо про якість, то самі стандарти ISO 9001, в яких прописані якраз вимоги до створення системи управління якістю. Вони і ставлять принцип управління бізнес-процесами, як один із головних принципів дотримання якості і цей принцип говорить про те, якщо ви хочете щоб ваше підприємство, ваша діяльність мала змогу генерувати хороші, якісні продукти або послуги, то вам потрібно виконувати якраз вимогу стандарту, яка стосується управління бізнес-процесами. Тобто, потрібно довести, що у вас є процесне управління, побудувати його. А це означає, що вам потрібно навчитись формалізовувати ваші процеси. Тобто, описувати їх. Вам потрібно їх навчитися аналізувати і постійно вдосконалювати.
Побудований такий цикл управління бізнес-процесами, не просто виконає вимогу стандарту ISO 9001, а дасть змогу якраз побудувати таку систему управління якістю, яка дасть вам змогу генерувати якісні продукти і послуги, які зможуть бути більш конкурентоздатними і заробляти більше грошей для вас. Це те з чого ми починали.
Також, якщо ви не опишете бізнес-процеси, це не дозволить вам виконати вимогу стандарту ISO 9001, і не дозволить вам бути сертифікованими. А що нам дає сертифікація? Сертифікація, на сьогоднішній день, є одною з головних вимог якщо ви хочете працювати на іноземних ринках. Тобто, якщо ви будете експортувати ваш товар, то вас обов’язково запитають чи ви є сертифіковані за стандартами ISO. І це буде вашим пропускним квитком на іноземні ринки.
Також ви можете стикнутися з тим, що в вас може бути запит на те, що ви маєте бути сертифіковані, від ваших замовників та великих компаній іноземних, які працюють і в Україні або за кордоном ви з ними працюєте. Якщо ви є постачальником якихось великих міжнародних компаній, вони також у вас будуть робити запит на те, чи ви маєте сертифікацію ISO. Отже, чи ви добре описуєте, аналізуєте та оптимізуєте ваші бізнес процеси, чи є у вас процесний підхід.
Це є одна з вимог сертифікації ISO 9001. Якщо ви хочете активно розвиватись, якщо ви хочете працювати на глобальних іноземних ринках, якщо ви хочете бути постачальником великих міжнародних компаній, бути стабільним постачальником з якісною продукцією, якісним сервісом, то вам необхідно описувати ваші бізнес- процеси, займатись ними постійно, постійно їх вдосконалювати і підтверджувати це сертифікатами міжнародної серії ISO.
Так коротко ми спробували відповісти на основне питання з якого ми починали: для чого потрібно впроваджувати управління бізнес-процеси. Якщо ми говорим про управління якістю, воно дозволяє нарощувати продажі і дозволяє заробляти більше коштів, а якщо ми говорим про такі напрямки, як автоматизація, управління витратами, оптимізація бізнес-процесів, навчання - це все дозволяє робити менше помилок, менше зайвих кроків і дозволяє значно зекономити ваш бюджет, та зекономлені кошти правильно реінвестувати у Ваш бізнес.
Впроваджуйте управління бізнес-процесами, і якщо вам захочеться більше дізнатися про процесний підхід, про управління бізнес-процесами, то шукайте відповіді на ці та інші питання у наших курсах, які є в форматі онлайн. Ви можете пройти таке навчання і отримати відповідні сертифікати.
Колектив авторів - Руслан Бельтюков, Роман Грицьків, Олександр Білоус.